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【快速】仕事のスピードが速い人の特徴:遅い人が取り入れるべきポイント

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どうして自分はこんなに仕事をするのが遅いんだろう。周りには仕事をバンバン完了させていく人がいるのに…仕事が速い人ってどんな特徴があるんだろう?仕事のスピードを上げるコツがあれば知りたいな。

この記事はこういった人に向けて書いています。

仕事はスピード感を持って速く終わらせられるに越したことはないですよね。僕はライターとして1日に1万5,000文字ほど執筆していますが、以前はかなり苦しんでいました。そんな背景の僕が仕事が速い人の特徴やコツをまとめました。

仕事のスピードが速い人の3つの特徴

本記事でお伝えする「仕事が速い」というのは「仕事を完了させるまでのスピード」を指します。

キーボードを叩くのが速いとか、メールチェックが速いとかではなく成果に対するお話です。

仕事が速い人には

  • 仕事に優先順位をつけている
  • 探さない環境づくりができている
  • 仕事の段取りができている

という3つの特徴があります。

仕事に優先順位をつけている

各仕事に対して優先順位がついている人は、仕事を完成させるために最も重要なことに取り組めるため、完了までのスピードも速くなります。

優先順位の例:成果=記事執筆の場合

  1. リサーチ→執筆
  2. クライアントとのコンタクト
  3. メールチェック
  4. 書類整理
  5. 取引先からの電話

例えば、最も優先するべきことに「記事執筆完了」を掲げた場合、他のクライアントからの電話は極めて不要なものになるはずです。

メールチェックや書類整理なども、記事執筆を完了するために全く貢献してくれないので後回しですね。

このように各仕事に優先順位がついている状態であれば、成果に直結する行動を取ることができるんです。

探さない環境づくりができている

仕事を速く完了する上で、邪魔になるのが「あれはどこだっけ?」というノイズです。

どんなに速く仕事を進めようとしても、都度探しものをしていたら時間や集中力は削られていきます。

  • クライアントからもらった資料
  • 事前に用意したファイル
  • 仕事に使う道具

集中するべきとは思っていても、いざ仕事をしようと思った時に「探す」時間を挟んでしまうと、そこから様々な雑念が生まれて生産性が下がってしまいます。

仕事が速い人は、探さない環境づくりができているものです。

膨大な資料をシンプルにまとめたり、管理しやすい方法を構築するなどして探しものをする状況を未然に防いでいるんですね。

二度手間は最も効率が悪い

例えば「来週締切の仕事のために今日必要な情報を集めておこう」と決めて実行する。

しかし、翌週になって先週と全く同じ行動をしていませんか?

必要な情報を集めるのは良いことですが、その情報を管理できる仕組みがなければ二度手間をすることになるでしょう。

仕事のスピードを上げたいのであれば、必要なものへ瞬時にアクセスできる環境を整えておくことが大切です。

仕事の段取りができている

仕事が速い人は、やるべきことを明確にするために段取りを重要視します。

  • 最初に取り組むこと
  • 次にやるべきこと
  • その次にやるべきこと

このように仕事が完成するまでの道のりを事前に明確化しておくことで、いざ行動する際に「考える」という無駄を省くことができるんです。

仕事を進めながら、その都度考えていると完成までにかかる時間も多くなるでしょう。

初めての韓国旅行へ1泊2日で行った場合、事前に旅程を立てていた人と行き当たりばったりで観光する人とでは満喫度が異なるのと同じです。

段取りを怠るとミスも増える

計画を立てずに勢いだけで仕事をすることも可能ですが、その分ミスをする可能性も上がってしまいます。

特にフリーランスの場合、たった1回の凡ミスでクライアントからの信頼を失ってしまうこともありますね。

段取りができているということは、仕事が速いだけでなく完成度を高める上でも重要なことなんです。

仕事のスピードを上げる9つのポイント

ここでは、仕事が遅いと悩んでいる方に向けてスピードを上げる9つの方法を紹介します。

仕事のスピードを上げる9つのポイント

  1. シングルタスクに集中する
  2. 断ることも仕事の1つ
  3. テンプレートを活用する
  4. 雑務を外注する
  5. 何をするかは事前に決めておく
  6. 分からないことは聞く
  7. 一歩先を読んで動く
  8. フレームワークを大切にする
  9. シンプルに行動量を上げる

1.シングルタスクに集中する

仕事が完成するまでのスピードをアップしたいなら、シングルタスクがおすすめです。

人間は同時に複数のタスクをこなそうとすると生産性や集中力が一気に低くなります。優先順位の高いタスクのみに集中できる環境を構築しましょう。

  • スマホの通知をオフにする
  • メールチェックの時間を決める

他の雑念を入れないためにも、シングルタスクに徹底することがポイントです。

2.断ることも仕事の1つ

無理な仕事を引き受けないことも、仕事を速く終わらせる上でのポイントになります。

依頼のあった仕事全てがあなたがやるべき仕事とは限りません。不要な仕事を増やさないからこそ、1つ1つの仕事を迅速に完成させられるというものです。

仕事を断る際はなるべく速く取引先に連絡しましょう。真摯な対応をすることで、信頼を失うリスクを最小限にできます。

3.テンプレートを活用する

メールでよく問い合わせのある内容などは、テンプレ化しておくことで雑務を効率化できますね。

事前にテンプレを作ってPCやスマホのメモ帳などに保存しておけば、文章を考える思考や入力する時間を削減できます。

やるべき仕事に集中するためにも、テンプレを活用しましょう。

4.雑務を外注する

誰にでもできるような雑務に追われている方は、この機会に一部の業務を外注するのも良いでしょう。

優先順位の低い仕事を外注化することで、あなたの仕事のスピードは確実に速くなります。

雑務を安く外注したい方は

などのクラウドソーシングを活用するのがおすすめです。

5.何をするかは事前に決めておく

仕事を速く終わらせるには、事前に何をするべきか決めておくことが大切ですね。

ポイントはゴールに向かうまでの道のりを細分化することです。ゴールに向かって次にやるべきことが分かっていれば、誰でもスムーズに仕事を完了させられるはず。

その場で考え込まないように、事前に計画しておきましょう。

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6.分からないことは聞く

より仕事を速く完了したいなら、分からないことをそのままにしてはいけません。

疑問点を解消するには

  • ネットで検索する
  • クライアントに直接質問する

などで解消できます。

疑問を抱えたまま仕事を完了しても、質の低いものになりがちです。修正や大幅な改善を要求されないためにも、疑問をクリアにして作業に集中しましょう。

7.一歩先を読んで動く

クライアントの意向を先に予測しておくことで、仕事をより速く終わらせることも可能です。

仕事には目的があるもので、この目的がどんなものなのか、仕事を完了させるために必要なことは何かを考えることで完遂力を高めることができます。

先回りして考えることはもちろん、今日できることは今日のうちに終わらせておくことが大切です。

8.フレームワークを大切にする

仕事を通じて経験値を積んでいくと「この仕事は前にやったものと似ているな」と思うことがあるでしょう。

この際、以前完了した仕事のフレームワークを活用することで、新規案件をより速く完了させることができます。

各仕事のフレームワークをストックしておけば、いつか役立つ時がくるものなのでクラウドなどに保存して、いつでもアクセスできるようにしておきましょう。

9.シンプルに行動量を上げる

最後は最もシンプルに行動量を上げるというもの。

自分自身にマインドブロックをかけている人は多いです。成果が出ない人の大半は作業量が少ないとも言われたりします。

「もっと速く仕事しよう」と自分にプレッシャーをかけることも重要なんですね。

仕事のスピードを速めて心の余裕を持とう

仕事のスピードをアップさせることで、生産性が上がり心に余裕が持てるようになります。

1日24時間という誰もが平等に与えられた「時間」ですが、使い方によって生産性に大きな差が出るという点では、全く平等ではないと言えるでしょう。

ぜひ、自分の仕事ぶりを振り返りつつ、改善点を見つけて実行してみてくださいね。

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