Work

【悲報】タスク管理に意味はない!生産性が上がらない理由と解決方法

User
User
タスク管理に挑戦してみたんだけど、いまいち意味が分からないな。仕事とプライベートのタスクを洗い出してみたものの、漠然と眺めているだけの自分がいる。タスク管理で生産性を高めるための方法があるなら知りたいな。

この記事はこういった人に向けて書いています。

僕は25歳くらいから30歳くらいまでバリバリのタスク管理マニアでした。しかし、タスク管理をやめた現在と比較して生産性は高くなかったです。そんな背景の僕がタスク管理に意味はない理由と生産性を高めるための解決方法を紹介します。

※現在の僕は世界を転々と旅しつつライター、ブログ、輸入物販から収入を得ています。海外ノマドとして稼ぎつつ比較的自由に生きているので、ある程度の信頼性に繋がるかと思います。

タスク管理に意味はない!生産性が上がらない理由

見出しにも書いているように、タスク管理を極めても生産性は上がりません。

タスク管理に意味がない理由は

  • タスク管理ツールをいじることに夢中になっている
  • タスク管理が苦手なのに無理に継続している
  • タスクを細分化しすぎて最早意味がない

などがあります。

タスク管理ツールをいじることに夢中になっている

タスク管理ってスマホアプリやエクセルなどで管理する人が多いと思います。

ただ、ここでほとんどの人が「タスクを管理することに夢中になって、実行することに集中できていない」という罠に陥りますね。

タスクがツール上に沢山並んでいると「なんか自分カッコいい」という気持ちになりやすい。これは完全な自己満です。

僕はGTDとomni focusでした

マニアだった僕は、タスク管理方法で最も有名な「GTD」を取り入れて、MacとiPhone用のタスク管理アプリ「omni focus」に2万円ほど課金していました。

GTDに関しては、全ての書籍を購入しましたので、知識も結構蓄積されました。

しかし、最後に残ったのは「Macでomni focusを使ってGTDでタスク管理してる自分すげー」という生産性ゼロの感情だけでした(笑)

タスク管理が苦手なのに無理に継続している

人によっては、タスク管理が苦手と感じているにも関わらず「周りがやってるから」と無理に実行していることもあるのではないでしょうか?

しかし、小難しいタスク管理をいくら頑張ったところで生産性は上がりません。なぜなら、タスク管理自体に時間をかけてしまい肝心な作業ができていないからです。

タスク管理はライフハック術の1つにすぎない

目標を達成するために最も重要なものは行動ですね。

地図に表示されたゴールに向かうことが目標の場合、最も重要なのは歩くことです。この際、スマホを使うか紙の地図と方位磁針を使うかはそこまで問題ではありません。

人によってはスマホが苦手で、紙の地図を参考にした方が早くたどり着けるでしょうし、太陽と時刻さえ分かればゴールにたどり着ける人もいるでしょう。

同じようにタスク管理は1つのツールでしかないのです。

GTDマニアの中には「タスク管理ツールは〇〇しかない」とか「Windowsのタスク管理なら〇〇がベスト」みたいなこと言いますが、本質的に生産性が上がり、目標達成できるなら、そもそもタスク管理ツールは必要ありません。

タスクを細分化しすぎて最早意味がない

GTDではタスクを細分化するという工程があります。

例えば「スーパーで買い物」というタスクには「白菜×1、洗剤×1、コーラ×2」など、タスクを細分化することができます。

ただ、これって普通に考えて面倒じゃないですか?細分化してタスク管理ツールには無数のチェックボタンが表示されるとか、生産性とはかけ離れてしまってる気がします。

細分化すると必然的にタスクが増える

自分の目標に向かってタスクをなるべく細分化すると結果膨大な量になります。

しかも、日常的に割り込んでくるタスクもあり、これまで細分化しているとタスクで溢れてしまうんです。これこそ本末転倒であり、意味をなさないかなと。

タスク管理ツールはどれも不十分

複数のタスクからなるものをプロジェクトと呼び、グループ分けしたりしますが、タスク管理ツールはどれも正直管理しづらいんですね。

予定が変更になったら、その都度タスクを移動させなきゃいけなかったり、日時やらメモやらフラッグやら設定してたら「で目標はいつ達成できるんだっけ?」となります(笑)

高機能なタスク管理ツールは設定が面倒ですし、シンプルなツールはかゆいところに手がとどきません。

結果、僕は「タスクなんて頻繁に変わるものだから、ツールで管理する意味なんてないんだ」と悟りました。

タスク管理は意味ないので重要な作業を習慣化しよう

タスク管理が目標達成に対してそこまで意味がないことが分かりましたでしょうか?

タスク管理マニアの僕が、脱GTD信者して最も生産性が高かった行動は、作業を習慣化することでした。

作業を習慣化(ルーティン化)することには

  • 最も重要なタスクは少ないから
  • 生産性はタスクを減らしてこそ上がるものだから
  • 余計な情報をカットすることも大切

などの意味があります。

最も重要なタスクは少ないから

まず、シンプルに考えてめちゃくちゃ大事なことって多くないはずです。

GTDの目的は「仕事もプライベートも両方で効率的に目標を達成していく」ようなことですが、その本質を掘り下げれば残るタスクは5本指で数えられるくらいかなと。

僕のタスクは3つだけでした

現在の僕は完全に習慣化していますので、何も考えることなく日々の日課をこなすだけになっています。

僕のタスクは

  1. ブログ更新
  2. クライアントワーク
  3. 彼女と電話 or 読書

の3つだけです。

起きたらブログを書いて、ブログが終わったらライターのクライアントワークをする。一日の仕事が終わったら、フランスに住んでいる彼女と電話するか読書をして寝ます。

「考える」という行動を思いっきり排除しているので、タスク管理の必要すらありません。

仕事は基本終わるまでやる

ブログ、クライアントワークの両方に言える話ですが、僕は仕事を時間で区切ることをやめました。

これにより仕事が終わらない日はほぼなくなったので、結果生産性も向上しています。人が考えたスケジュール管理術から逸脱したことで、確実に達成度が上がりましたね。

生産性はタスクを減らしてこそ上がるものだから

個人的にタスク管理に対して最も意味がないと感じるのが、タスク自体を増やしていることです。

タスク管理を行うには

  • タスクを洗い出す
  • タスクを整理する→細分化
  • タスク管理ツールに登録
  • 定期レビュー

などがあります。

この中で目標達成に関して意味のある行動って特にないような気がするんです。現状を把握するという意味では効果的ですが、ツールに登録するとか時間かかるし微妙ですよね。

最もベストな状態はタスクがない状態

タスク管理をしていると、ついついタスクを生み出したくなりますが、実際に最もベストな状態とはタスクゼロの状態ですよね。

これはGTDの本質でもありますが、GTDの手順が複雑すぎるため忘れてしまいがちです。

習慣化すればタスク管理自体が不要になります

一日に必ずやるべきことを見極めて習慣化してしまえば、タスク管理の意味は全くなくなります。

あなたにとって「これだけは死守したい」という行動をピックアップしてみてください。例えば将来のために今から積み上げておきたい行動などですね。

習慣化すればタスク管理ツールもいりません

習慣化してやるべきことを覚えてしまえばアプリ、カレンダー、エクセルなどは不要です。

ここでは何よりも優先すべきで死守するほど大切な行動に絞っているはずなので、割り込みのタスクとかどうでも良くなるはず。

最も大事なことを習慣化して、それ以外の行動は忘れてしまいましょう。

余計な情報をカットすることも大切

生産性を上げるためには、情報をカットすることも重要です。

SNS、ネットサーフィン、YouTubeなどを何となく見ていると、そこから漏れなく無駄な情報を摂取してしまいます。結果、決断力が鈍り生産性が落ちてしまうんです。

精神力が弱い人は情報の断捨離が必須

あなたがもし、誘惑に負けやすい人間なのであれば、不要に情報を摂取するのは今すぐやめた方が良いです。

あらゆる情報は目標に対して行動しようとした時の重荷になります。

目標:副業で月5万円の収入を確保する

  • アフィリエイトは稼げない
  • ライターは単価が安いらしい
  • 誰でも楽して100万円稼ぐ方法があるみたい

こんな感じで、情報を持ってしまうと、それ自体が不安要素になってしまうんですね。

タスク管理も同じで「タスク管理の正しい方法」を探しすばかり、肝心の目標達成から遠ざかってしまったりします。

検索する前に自分で考えるクセをつける

生産性を高めたいなら、分からないことをすぐに検索する前に一度「何でだろう?」と考えてみることをおすすめします。

全ての物事を検索エンジンに頼ってしまうと、あなた自身の直感力が鈍くなります。

結果、検索から得た情報が悪さをし、目標達成までの最短ルートを邪魔するんです。

情報カットも習慣化すると生産性は確実に上がる

要らないものを知らないうちに摂取していた生活をやめれば、あなたに必要なものが必要なタイミングで入るようになります。

僕の場合なら、ブログが朝一番で執筆完了できるようになり、ライター案件も終わらせることができるということ。

習慣化によってブログは4ヶ月以上の毎日更新に成功しています。余計な情報を入れない分、時間を有効活用できるようになりました。

タスク管理ではなく意味のある行動に集中しましょう

タスク管理って意味があるようで、意外と生産性を低くしている原因だったりします。

見た目はカッコいいし「やってる感じ」がするのですが、僕個人的には長期的に見て大きな時間の浪費だったかなと。

もしも、生産性を高めつつ、なおかつ時間効率も最大化させていきたいなら、こちらの本をおすすめします。

この本の中にある一節を引用します。

1.どうでもいいことをうまくやっても、それが重要になるわけではない。

2.多くの時間を必要としても、その仕事が重要になるわけではない。

もしもあなたが「タスク管理って意味あるのかな?」と少しでも疑問を感じているなら、上記の本を参考に全く新しい考え方をインプットすることをおすすめします。

タスク管理から卒業して、本当の意味で生産性のある行動にフォーカスしていきましょう。